كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني (والعناصر الأخرى) كملفات في Microsoft Outlook

يمكنك حفظ رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمواعيد في Outlook كملفات فردية. يمكن أن يساعدك حفظ هذه العناصر في الوصول إليها بشكل أسرع وأسهل لاحقًا. إنها طريقة ملائمة لإجراء نسخ احتياطي أو مشاركة رسائل معينة ، أو جعلها سهلة الوصول إليها.

كيفية حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف

أولاً ، دعنا نلقي نظرة على كيفية حفظ الرسائل كملفات في Outlook. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت تريد نسخة احتياطية من البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أو نسخها إلى جهاز كمبيوتر آخر) ، أو إذا كنت تريد استخدام الرسالة كقالب للرسائل المستقبلية لاحقًا.

ابدأ بفتح الرسالة التي تريد حفظها. في نافذة البريد الإلكتروني ، انقر فوق قائمة “ملف” على الشريط.

حدد الأمر “حفظ باسم”.

في قائمة “حفظ باسم” ، انتقل إلى الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه ، ثم اكتب اسمًا للملف. بشكل افتراضي ، يقوم Outlook بتسميته بسطر موضوع الرسالة ، ولكن يمكنك تغيير ذلك إلى ما تريد.

يمكنك أيضًا حفظ رسالة كأنواع مختلفة من الملفات باستخدام القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”. الإعداد الافتراضي هو تنسيق رسالة Outlook. إذا اخترت ذلك ، يمكنك فقط النقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف لفتحه في Outlook مرة أخرى. ولكن هناك بعض الخيارات الأخرى التي يمكنك الاختيار من بينها أيضًا:

• Text Only : عند حفظ رسالتك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• قالب Outlook : يعني حفظ رسالتك كقالب Outlook أنه يمكنك تطبيق التنسيق على رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية. عند فتح الملف ، يقوم Outlook بإنشاء رسالة جديدة بمحتويات الملف والتي يمكنك بعد ذلك معالجتها وإرسالها في طريقها.
• HTML : يعني حفظ رسالتك كمستند HTML أنك تحفظ بريدك الإلكتروني ليتم عرضه في صفحة ويب. ستتمكن من فتح الرسالة في أي متصفح ويب.
• MHT : ملف MHT هو ملف أرشيف لصفحة الويب. مثل ملف HTML ، تم تصميمه ليتم عرضه في متصفح الويب. بخلاف ملف MHT ، يحفظ ملف HTML كل النصوص والتعليمات البرمجية والصور والوسائط الأخرى في ملف واحد.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر “حفظ”.

وتم حفظ رسالتك الآن كملف.

كيفية حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف PDF

يمكنك أيضًا حفظ بريدك الإلكتروني كملف PDF باستخدام طابعة PDF المدمجة في Microsoft Office. يعد الحفظ كملف PDF طريقة رائعة لحفظ نسخة احتياطية من الرسالة التي ستتمكن من قراءتها بكل التنسيقات المناسبة.

في نافذة الرسالة ، انقر فوق قائمة “ملف” على الشريط.

انقر فوق أمر “طباعة”.

انقر فوق القائمة المنسدلة “الطابعة” ، ثم حدد خيار “طباعة Microsoft إلى PDF”.

لاحظ أنه إذا كان لديك تطبيق آخر لإنشاء ملفات PDF مثبتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أو إذا كنت تستخدم macOS) ، فقد تكون الخيارات هنا مختلفة. على سبيل المثال ، إذا قمت بتثبيت Adobe ، فمن المحتمل أن ترى خيار “Adobe PDF”. هذا سوف يعمل كذلك

بعد ذلك ، انقر فوق الزر “طباعة”.

في نافذة “Save PDF As” التي تفتح ، حدد المكان الذي تريد حفظ ملف PDF فيه ، واكتب اسم ملف ، ثم انقر فوق الزر “حفظ”.

لقد قمت الآن بحفظ بريدك الإلكتروني كملف PDF.

ولاحظ أنه نظرًا لأنك تقوم فقط بالطباعة إلى محرك عرض PDF ، فإن نفس الحيلة تعمل تمامًا بنفس الطريقة لحفظ أي عنصر في Outlook (جهات الاتصال والمواعيد وما إلى ذلك) في PDF.

كيفية حفظ جهة اتصال كملف

يمكنك أيضًا حفظ جهات الاتصال كملفات باستخدام Outlook. يعمل تقريبًا مثل حفظ الرسائل ، ويمكن أن يكون مفيدًا لإجراء نسخ احتياطي لجهات الاتصال الفردية أو نقلها إلى كمبيوتر جديد. يتم أيضًا حفظ جهات الاتصال كملفات Vcard (CVF) —تنسيق مستخدم بواسطة العديد من التطبيقات الأخرى التي تعمل مع جهات الاتصال. يسهل هذا أيضًا نقل جهة اتصال إلى تطبيق آخر ، أو إرسال معلومات جهة اتصال إلى شخص آخر حتى يتمكن من استيرادها إلى أي تطبيق يستخدمونه.

من نافذة جهة الاتصال ، انقر فوق “ملف” على الشريط الرئيسي.

انقر فوق أمر “حفظ باسم”.

في نافذة “حفظ باسم” ، انتقل إلى المكان الذي تريد حفظ ملف جهة الاتصال فيه ، وقم بتغيير الاسم إذا كنت تريد ذلك.

تمامًا كما هو الحال مع الرسائل ، يمكنك اختيار بعض تنسيقات الملفات المختلفة هنا من القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”:

• Text Only : عندما تحفظ جهة الاتصال الخاصة بك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• تنسيق نص منسق : يعني حفظ جهة الاتصال الخاصة بك كملف نص منسق أنه يمكنك حفظ عدة أنواع مختلفة من التنسيق ، مثل التنسيق الغامق والمائل ، إلى جانب الصور ، في ملفك. يمكن أن يكون هذا التنسيق مفيدًا إذا كانت لديك صورة مع بطاقة جهة الاتصال الخاصة بك.
• تنسيق رسالة Outlook : عند حفظ جهة الاتصال في تنسيق رسالة Outlook ، يمكنك فتحها في Outlook (حتى على جهاز كمبيوتر آخر) وستعمل مثل أي جهة اتصال أخرى في Outlook. ولكن بعد ذلك ، سيتصرف بنفس الطريقة إذا قمت بحفظه بتنسيق VCF الافتراضي ، لذلك لا توجد ميزة كبيرة هنا.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر “حفظ”.

لقد قمت الآن بحفظ جهة الاتصال الخاصة بك كملف.

كيفية حفظ موعد (أو التقويم الخاص بك بالكامل) كملف

ومثلما هو الحال مع عناصر Outlook الأخرى ، يمكنك أيضًا حفظ مواعيدك كملفات. على الرغم من أنه ليس من المفيد تقريبًا إجراء نسخ احتياطي للنسخ المحفوظة من المواعيد الفردية ، إلا أن Outlook يدعم معيار vCalendar ، مما يعني أنه يمكنك حفظ موعد وإرساله إلى شخص آخر ، ويمكنه بعد ذلك استيراده إلى تطبيق مدعوم مختلف.

افتح الموعد الذي تريد حفظه. في نافذة الموعد ، انقر فوق قائمة “ملف” على الشريط.

انقر فوق أمر “حفظ باسم”.

انتقل إلى المكان الذي تريد حفظ ملف الموعد فيه ، ثم قم بتسميته.

تمامًا كما هو الحال مع الرسائل وجهات الاتصال ، يمكنك اختيار بعض تنسيقات الملفات المختلفة هنا من القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”:

• Text Only : عند حفظ موعدك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• قالب Outlook : حفظ موعدك كقالب Outlook يعني أنه يمكنك تطبيق التنسيق على التقويمات المستقبلية أو مواعيد التقويم.
• تنسيق رسالة Outlook : عند حفظ موعدك بتنسيق Outlook Message ، يمكنك فتحه في Outlook مرة أخرى ، حتى على جهاز كمبيوتر آخر.
• HTML : حفظ رسالتك كمستند HTML يعني أنك تحفظ موعدك ليتم عرضها في صفحة ويب.
• MHT : ملف MHT هو ملف أرشيف لصفحة الويب. مثل ملف HTML ، تم تصميمه ليتم عرضه في متصفح الويب. بخلاف ملف MHT ، يحفظ ملف HTML كل النصوص والتعليمات البرمجية والصور والوسائط الأخرى في ملف واحد.
• تنسيق iCalendar:  iCalendar هو معيار تقويم آخر يتيح لك نقل معلومات التقويم إلى تطبيقات تقويم مختلفة.

حدد ما إذا كنت ترغب في حفظ موعد واحد أو التقويم بأكمله. سيؤدي حفظ التقويم بأكمله إلى حفظ جميع البيانات الموجودة في تقويم Outlook الحالي.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر “حفظ”.

وقد نجحت الآن في حفظ موعدك أو تقويمك.