10+ نصائح وحيل Gmail لتحقيق أقصى استفادة من صندوق الوارد الخاص بك

يعد Gmail أحد أكثر مزودي خدمة البريد الإلكتروني استخدامًا ؛ وهناك سبب وجيه وراء ذلك. بادئ ذي بدء ، إنه مجاني ويرافق خدمات أخرى من Google. بعد ذلك ، يحمل الكثير من الميزات لمساعدتك في إدارة صندوق الوارد الخاص بك بكفاءة وزيادة إنتاجيتك . ومع ذلك ، ليس من الشائع أن يعرفها الناس جميعًا.

لهذا السبب قمت بتجميع قائمة بأكثر ميزات Gmail فائدة في هذه الكتابة. سأقدم لك هذه الميزات ، وسأناقش حالات استخدامها ، وأخبر عن كيفية استخدامها في خطوات سهلة المتابعة. تبدو مثيرة؟

هيا بنا نبدأ.

تمكين جزء القراءة للعرض السريع

جزء القراءة هو ميزة رائعة في Gmail. أتذكر استخدامه لأول مرة في Outlook (تطبيق البريد الإلكتروني ، وليس خدمة البريد الإلكتروني الجديدة من Microsoft ) منذ عدة سنوات.

نظرًا لأنها مفيدة جدًا ، فقد كنت أفتقدها حتى تم إطلاقها في Gmail كجزء من ميزة Advanced أو Labs ، وهي الآن ميزة رسمية في Gmail.

يقسم البريد الوارد بالكامل إلى جزأين : اليسار واليمين أو من أعلى إلى أسفل حسب تفضيلاتك. يتيح لك التحقق من قائمة رسائل البريد الإلكتروني في جزء واحد ومعاينة الرسالة كاملة في الجزء الآخر ، مما يؤدي إلى تسريع فحص رسائل البريد الإلكتروني.

كيفية تمكين جزء القراءة في Gmail:

1. في Gmail ، انقر فوق رمز الترس ، ثم انقر فوق “عرض جميع الإعدادات” .
2. انتقل إلى علامة التبويب صندوق الوارد ، وتحقق من جزء القراءة .
3. انقر فوق تمكين جزء القراءة واختر يمين علبة الوارد .
4. أخيرًا ، انقر فوق حفظ التغييرات في الأسفل.

تمكين الاقتراحات النصية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي

يساعدك Gmail على كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع من خلال اقتراح الكلمات والعبارات ، وذلك بفضل ميزة “ الكتابة الذكية” وغيرها من الميزات التي تدعم الذكاء الاصطناعي . إذا كنت قد استخدمت لوحة مفاتيح Google في Android ، فيجب أن تكون قد استخدمت التنبؤات النصية.

تقدم ميزة ” الكتابة الذكية” تنبؤات نصية مماثلة إلى بريدك الوارد ، مما يسمح لك باختيار أحد النصوص المقترحة عن طريق الضغط على Tab أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني في مربع الإنشاء.

كيفية تمكين اقتراحات النص التنبؤي في Gmail:

1. في Gmail ، انقر فوق رمز الترس > عرض جميع الإعدادات .
2. تحت العام التبويب، انتقل لأسفل إلى الذكية يؤلف .
3. انقر فوق اقتراحات الكتابة ، ثم انقر فوق حفظ التغييرات في الجزء السفلي.

نصيحة احترافية: يمكنك أيضًا النقر لتمكين التخصيص تحت هذا الخيار في الإعدادات . يساعد Google في تقديم اقتراحات أفضل حسب أسلوب الكتابة الخاص بك.

تأجيل رسائل البريد الإلكتروني للتحقق منها لاحقًا

عندما تعمل في طريقك نحو Inbox Zero ، أي أنك تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد تتلقى رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى الرد عليها ولكن لا يمكنك القيام بذلك على الفور. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني هذه ، يوفر Gmail ميزة مفيدة – غفوة.

يمكنك تأجيل رسائل البريد الإلكتروني هذه لإخفائها من صندوق الوارد الخاص بك في الوقت الحالي ورؤيتها مرة أخرى في التاريخ / الوقت المحدد.

1. في Gmail ، حدد البريد الإلكتروني (الرسائل الإلكترونية) الذي تريد تأجيله.
2. في شريط الأدوات أسفل شريط البحث ، انقر فوق غفوة .
3. اختر واحدة من الفترات الزمنية. أو يمكنك النقر فوق اختيار التاريخ والوقت لتحديد تاريخ ووقت مخصصين للحصول على إشعار بالبريد الإلكتروني المؤجل.

جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها تلقائيًا

يساعدك Gmail على أتمتة رسائل البريد الإلكتروني من خلال جدولتها ، وذلك بفضل ميزة ” جدولة الإرسال “. ما عليك سوى تعيين جدول زمني لإرسال بريد إلكتروني . نظرًا لأنها ميزة في Gmail ، فهي تساعدك على تجنب أدوات الجهات الخارجية لجدولة رسائل البريد الإلكتروني.

كيفية جدولة إرسال بريد إلكتروني في Gmail:

1. في نافذة الإنشاء ، انقر فوق السهم لأسفل بجوار إرسال .
2. انقر فوق جدولة الإرسال ، واختر فترة زمنية لكل تفضيل. يمكنك النقر فوق اختيار التاريخ والوقت لتحديد تاريخ ووقت مخصصين لإرسال البريد الإلكتروني.

استخدم الوضع السري لرسائل البريد الإلكتروني

يتيح لك Gmail إنشاء وإرسال رسائل بريد إلكتروني خاصة لا يمكن نسخها أو تنزيلها أو إعادة توجيهها حيث يتم حذفها تلقائيًا لاحقًا ، وذلك بفضل الوضع السري الخاص بها.

يمكن القيام بذلك عن طريق تحديد تاريخ انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني الخاص بك. أيضًا ، يقوم Gmail بتشفير بريدك الإلكتروني باستخدام رمز مرور يرسله إلى المتلقي.

كيفية تمكين الوضع السري في Gmail:

1. في مربع الإنشاء ، انقر فوق رمز ساعة القفل في الأسفل.
2. في نافذة الوضع السري ، قم بتعيين انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني.
3. ثم اضغط على حفظ ، وأخيرًا ، أرسل البريد الإلكتروني كما تفعل دائمًا في Gmail.

نصيحة احترافية: انقر فوق رمز مرور الرسائل القصيرة في نافذة الوضع السري لتحسين الأمان. Gmail – افتراضيًا – أرسل رمز المرور عبر البريد الإلكتروني ، لكن هذا الإعداد يطلب من Gmail إرسال رمز المرور عبر الرسائل القصيرة ، مضيفًا حماية إضافية مثل OTPs.

حظر التسويق أو رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها

من الشائع جدًا تلقي الرسائل التسويقية أو البريد العشوائي أو رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها في بريدك الوارد – حتى مع ميزات الحماية الرائعة من البريد العشوائي في Gmail. ومع ذلك ، يحتوي Gmail على ميزة داخل المتجر لمساعدتك في مثل هذه المواقف. يمكنك حظر مرسل من صندوق الوارد الخاص بك – سيتم نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة منه تلقائيًا إلى مجلد البريد العشوائي.

كيفية حظر مرسل غير مرغوب فيه في Gmail:

1. في Gmail ، افتح البريد الإلكتروني الذي تريد حظر المرسل منه.
2. انقر على زر المزيد وانقر على حظر “<sender_name>” .

إنشاء أحداث التقويم من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

إذا أرسل إليك شخص ما رسالة بريد إلكتروني لإعداد اجتماع أو ربما دعوة لحدث ما ، فيمكنك إضافته بسهولة إلى تقويم Google. يساعدك Gmail على تحقيق ذلك من خلال السماح لك بإنشاء أحداث بسرعة من رسائل البريد الإلكتروني مع ملء معظم المعلومات مسبقًا.

كيفية إنشاء حدث تقويم من بريد إلكتروني في Gmail:

1. في Gmail ، افتح البريد الإلكتروني الذي تريد إنشاء حدث له.
2. في شريط الأدوات أسفل شريط البحث ، انقر فوق زر المزيد > إنشاء حدث .

أضف رسائل بريد إلكتروني مهمة إلى مهام Google

يتيح لك Gmail إنشاء مهام من رسائل البريد الإلكتروني المهمة داخل البريد الوارد مباشرةً. يساعدك على تتبع المعلومات المهمة والمشاريع القادمة وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات لتلك المهام لتذكير نفسك في مواعيدها النهائية.

كيفية إضافة رسائل بريد إلكتروني إلى مهام Google:

1. في Gmail ، حدد البريد الإلكتروني (الرسائل الإلكترونية) الذي تريد إنشاء مهمة له.
2. في شريط الأدوات أسفل شريط البحث ، انقر فوق إضافة إلى المهام .

نصيحة للمحترفين: في الشريط الجانبي ، سترى المهمة > انقر فوق رمز القلم الرصاص لتعديله.

استخدم القوالب لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع

لماذا تكتب نفس البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا – حتى لو كنت تقوم بنسخها ولصقها فقط؟ يساعدك Gmail في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وحفظها كقوالب ، والتي يمكنك استخدامها لاحقًا لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مماثلة وإرسالها. يساعدك على توفير الوقت وتحسين الإنتاجية – خاصةً إذا كان عملك يتطلب إرسال رسائل بريد إلكتروني.

كيفية تمكين القوالب في Gmail:

1. في Gmail ، انقر فوق رمز الترس ، ثم انقر فوق “عرض جميع الإعدادات” .
2. انتقل إلى علامة التبويب خيارات متقدمة ، وتحت القوالب ، انقر فوق تمكين .

كيفية الاستفادة من القوالب في Gmail:

1. في مربع الإنشاء ، انقر فوق الزر المزيد وانتقل إلى القوالب .
2. انقر فوق قالب أسفل إدراج نموذج لإدراجه في البريد الإلكتروني.
3. أو انقر فوق حفظ المسودة كنموذج لحفظ البريد الإلكتروني كقالب جديد.

التبديل بين التوقيعات المتعددة في Gmail

توقيعات البريد الإلكتروني هي طريقة رائعة لإضافة معلومات إضافية عن نفسك. في المؤسسات ، يضيف الأشخاص عادةً تسمياتهم ومعلومات الاتصال الخاصة بهم كجزء من توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. الأمر نفسه ينطبق على أي شخص يرسل رسائل بريد إلكتروني في العصر الحديث. الأمر المثير للاهتمام هو أن Gmail يتيح لك إنشاء توقيعات متعددة ، والتي يمكنك إضافة توقيعات أو تبديلها بسرعة أثناء كتابة بريد إلكتروني جديد .

كيفية إضافة توقيعات متعددة في Gmail:

1. في Gmail ، انقر فوق رمز الترس ، ثم انقر فوق “عرض جميع الإعدادات” .
2. تحت العام التبويب، انتقل لأسفل إلى التوقيع الخيار.
3. انقر فوق إنشاء جديد ، وأدخل اسم التوقيع ، وانقر فوق إنشاء .
4. ثم اكتب توقيع بريدك الإلكتروني الجديد في مربع النص المحدد.

كيفية تبديل التوقيع أثناء كتابة بريد إلكتروني في Gmail:

1. في نافذة الإنشاء ، انقر فوق رمز القلم في شريط الأدوات السفلي.
2. انقر فوق أحد التوقيعات لإضافته إلى البريد الإلكتروني الحالي.

ترجمة رسائل البريد الإلكتروني مباشرة في Gmail

في العالم الحديث حيث أصبحت الأرض صغيرة ، ليس من غير المألوف تلقي بريد إلكتروني بلغة أجنبية. يساعد Gmail في مثل هذه المواقف ، وذلك بفضل ميزة Translate Message ، التي تساعدك على ترجمة بريد إلكتروني باستخدام الترجمة من Google . قد لا تجدها مفيدة حتى يوم واحد عندما تحتاجها.

كيفية ترجمة الرسائل في Gmail:

1. في Gmail ، افتح البريد الإلكتروني الذي ترغب في ترجمته.
2. انقر فوق الزر المزيد وانقر فوق ترجمة الرسالة .
3. بعد ذلك ، سترى شريط الترجمة أعلى رسالة البريد الإلكتروني. هناك ، انقر على لغة المصدر والهدف (أو اختر الأخيرة فقط).

تصدير عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك

يسمح لك Gmail – أو جهات اتصال Google على وجه الدقة – بإنشاء نسخة احتياطية لجميع جهات الاتصال الخاصة بك وتصديرها بتنسيق CSV. يساعد الملف الذي تم تصديره والذي يحتوي على جميع جهات الاتصال الخاصة بك في الحفاظ على بياناتك أو استيرادها إلى أداة أخرى. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء بريد إلكتروني أو قائمة رسائل إخبارية ، فسيكون هذا مفيدًا.

كيفية تمكين إنشاء جهات اتصال لرسائل البريد الإلكتروني في Gmail:

1. في Gmail ، انقر فوق رمز الترس ، ثم انقر فوق “عرض جميع الإعدادات” .
2. في عام التبويب، انتقل لأسفل إلى إنشاء جهات اتصال للالإكمال التلقائي .
3. انقر فوق عندما أرسل رسالة إلى شخص جديد ، أضفه إلى جهات الاتصال الأخرى حتى أتمكن من إكماله تلقائيًا في المرة القادمة . يطلب هذا الإعداد من Gmail إنشاء جهات اتصال تلقائيًا لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة في المستقبل.

كيفية تصدير عناوين البريد الإلكتروني من Gmail:

1. افتح https://contacts.google.com/ في متصفح الويب الخاص بك.
2. في جهات اتصال Google ، انقر فوق جهات الاتصال الأخرى في الشريط الجانبي الأيسر.
3. حدد جهات الاتصال التي تريد تصديرها ، وانقر فوق الزر ” المزيد” في شريط الأدوات أسفل شريط البحث ، ثم انقر فوق الزر ” تصدير” .
4. اختر التنسيق ضمن تصدير كـ وانقر فوق تصدير لتصديرها.

10+ نصائح وحيل Gmail لتحقيق أقصى استفادة من صندوق الوارد الخاص بك