ادارة الشراء والتخزين

تعد وظيفة الشراء من الوظائف المهمة للمشروع، فأي مشروع خدماتي أو التاجي يحتاج للمواد بمختلف أصنافها وأشكالها ، سواء كانت مادة خام، أم سلع تامة الصنع، أم معدات، أم أصولا تستخدم في تسيير أعمال المشروع، وقد يحتاج إلى خدمات متنوعة داعمة لأشعلته الإدارية والإنتاجية، مثل شراء خبرات كالاستشارات القانونية أو الخبرات التدريب العاملين في المشروع، فتوفير مثل هذه الاحتياجات يتطلب وجود إدارة متخصصة يقع على عاتقها عملية الحصول على ذلك من مصادر مختلفة، بالأسعار والكميات والجودة والوقت المناسب.فالشراء في المشروعات الصغيرة ليس هدفا بحد ذاته، إذ قد شي عليه قرارات تؤثر على بقية أقسام المشروع وتحقيقها لأهدافها، فما المقصود بالشراء؟ وما دوافعه؟ وكيف يتم الشراء في المشروع الصغير ؟

ما هي وظيفة الشراء The Essence of Purchasing 

تتزايد أهمية وظيفة الشراء و كونها تحقق للمشروع ميزة تنافسية في السوق، إذ يتم من خلالها تحقيق وفورات مادية في تكلفة الشراء، تؤدي في النهاية إلى تحقيق أكبر قدر من الأرباح، فوظيفة الشراء ليست مجرد طلب مواد و تأمينها للمشروع فحسب، بل تنضمن اتخاذ قرارات خاصة مبنية على مبدأ الكفاءة والفاعلية، للوصول إلى أهداف المشروع، لضمان الاستمرارية والبقاء والمنافسة في السوق، ولتوضيح مفهوم الشراء والأسباب التي دعت لوجود إدارة متخشعة بذلك، إليك النشاط الآتي :

تتعدد مبررات وجود إدارة متخصصة أو قسم لأعمال الشراء في المشروع؛ فمنها ما يتعلق بزيادة قدرة المشروع التنافسية في السوق عبر الشراء بأسعار منخفضة، وتقليل كلفة التخزين، والتنوع في مصادر الشراء بتوفير حاجة المشروع من المستلزمات المطلوبة، وضمان عدم القطاع عمل المشروع؛ مما يؤثر سليا على تأديته مختلف وظائفه إلا بتكلفة مرتفعة، علاوة على اتساع حجم المشروع وتعدد نشاطاته. فالشراء هو مجموعة الأنشطة المتعلقة بتحديد احتياجات المشروع من المواد والمستلزمات، للحصول عليها من مصادرها المختلفة ، بأفضل الأسعارة وشروط سداد مناسبة لقدرات المشروع-

دوافع الشراء Purchasing Triggers 

يحتاج كل مشروع مهما كانت طبيعة عمله، إلى شراء بعض المواد والأدوات والمستلزمات الخاصة به، ولذلك دوافع الشراء تختلف باختلاف طبيعة عمل المشروع، والهدف الذي يسعى لتحقيقه، والبيئة التي يعمل فيها وللتعرف إلى واقع الشراء.

أن دوافع الشراء متعددة، حتى في المنشأة الواحدة، إذ يمكن تصنيفها إلى:

أ.الشراء بهدف الاستهلاك كشراء مواد التنظيف و الزي الخاص بالعاملين، التي تفرضها بعض التعليمات على العاملين في المؤسسات .

ب. الشراء بهدف إعادة البيع، وهنا يكون الغرض الأساس للمشروع تحقيق أرباح مادية، عبر إضافة هامش ربح إلى سعر كلفة المنتج، ويشيع هذا الدافع في المشروعات التجارية والخدمينة، مثل: شراء منتجات الأعمال اليدوية؛ بهدف إعادة بيعها للزبائن.

ج- الشراء بهدف التصنيع؛ يتمثل في شراء مواد خام أو سلع تصف مصنعة، بهدف تصنيعها وتحويلها لسلعة تامة الصنع، ويشيع استخدامه في المشروعات الصناعية.

خطوات الشراء:

تتضمن وظيفة الشراء مجموعة من الخطوات المتسلسلة، التي تلت مجمل عمل وظيفة الشراء في أي مشروع ، مهما اختلفت طبيعة عمله أو هدفه أو غايته من الشراء: حيث إنها تحقق نوعا من التوازن مع وظائف المشروع الأخرى؛ كوظيفة الإنتاج والتخزين والتمويل.

أن خطوات الشراء تبدأ باستلام طلبات الشراء من مختلف الأقسام في المشروع؛ حيث يتطلب ذلك التحقق من حاجة للاث الأقسام وشرورة شرائها، ومن ثم توصيفها بدقة، بالتعاون بين إدارة الشراء و بقية الإدارات المستفيدة ، وتنتهي بالمتابعة لعملية الشراء بهدف أخذ تصور حقيقي عن وضع المواد المشتراة، ومدى كفاءتها في تحقيق الهدف.

طرق الشراء Purchasing Methods 

تتنوع طرق شراء احتياجات المشروع من المواد والمستلزمات أو المنتجات تامة الصنع أو نصف المصنعة، تبعا لطبيعة نشاطه، وحجمه، وشكل ملكيته، وللتعرف إلى طرق الشراء المحتملة في المشروع الصغير.

أن شراء السلع أو الخدمات من الأسواق المحليسة، يقلل من كلفة عملية الشراء؛ بسب ب سهولة الصيانة وتوفير الوقت، وتخفيض نفقات الشحن والنقل، كما ويسهم في بناء الاقتصاد الوطني؛ بدعم المنتج المحلي، وتعزيز قدرته التنافسية، ما يؤدي إلى ارتفاع معدلات التشغيل والحد منا البطالة، في حين أن الشراء من مصادر خارجية ؛ عبر الاستيراد، بحاجة إلى عملات صعبة، تتطلبها التجارة الخارجية، وهذا يعمل على إضعاف الصناعة الوطنية، وسواء تم الشراء عبر المصادر الداخلية أم الخارجية، فإنه يتم بأساليب عدة، منها:

أ- الشراء المباشر:

 يتم عبر شراء المشروع حاجاته بالاتصال مباشرة بمصدر الشراء من منتجين أو بائعين، دون الحاجة إلى وسيط.

ب- الشراء بالممارسة:

 يتم من خلال استدراج عروض أسعار الأصناف المطلوب شراؤها، من مصادر عدة تم الاتصال بها من قبل إدارة المشروع، بالتفاوض الفردية بهدف الحصول على أثب سعر يراعي مصلحة المشروع، بحيث لا يقل عددهم عن ثلاثة موردین ۰ ج- الشراء بالمناقصة: يعد من الطرق الرئيسة للشراء، إذ يستند على مبدأ المشاركة الواسعة من قبل أكبر عدد ممكن من الموردين المتقدمين بعروض أسعار، ويوسائل مختلفة كالطرق المختوم أو بصورة إلكترولية سرية الحصول المشروع على الأصناف المطلوب شراؤها، بأقل الأسعار وأفضل المواصفات.

ج. الشراء بالمناقصة: 

يعد من الطرق الرئيسية للشراء, اذ يسند على مبدأ المشاركة الواسعة من قبل اكبر عدد ممكن من الموردين المتقدمين بعروض اسعار وبوسائل محتلفة كالظرف المختوم وبصورة الكترونية سرية لحصول المشروع على الاصناف المراد شراؤها بأقل الاسعار وافضل المواصفات.

د. المناقصة الإلكترونية:

 يعد نظام المشتريات الإلكتروني، من خلال المناقصات الإلكترولية آلية متقدمة، تستخدم فيها تقنيات إلكترونية عبر الإنترنت أتمكين المنشآت من التواصل مع الموردين، لتأمين احتياجات المشروع من الأصناف والمواد والأجهزة والخدمات، بموجب أحكام تسري على أنظمة المناقصات التقليدية، ويتمثل نظام المشتريات الإلكتروني على آلية تسجيل إلكترونية من خلال البوابة الإلكترونية المخصصة لهذا الغرض؛ إذ يخص لكل متناقص صفحة خاصة بها لتقديم عروض المناقصات واستلامها إلكترونيا، خلال الفترة الزمنية المحددة لتقديم عروض العطاء.

الاسلوب الامثل للشراء Purchasing Methods 

تتعدد أساليب الشراء في المشاريع لشراء احتياجاتها، ويعود ذلك لطبيعة المواد المشتراة والظروف التي يعمل فيها المشروع، وشكل السوق ودرجة المنافسة فيه، وهذا يتطلب وجود نظام شراء كفؤ، إذ يلقي على إدارة المشروع التقدير والمفاضلة بين هذه الطرق والأساليب ؛ لاختيار أنسيها، وبما يحقق مصلحة المشروع.

أن للشراء المباشر ظروف تقتضيها عملية الشراء هده ، مثل شراء مواد جديدة تطرح لأول مرة في السوق، أو شراء مواد اقترب رصيدها من حد الأمان؛ من أجل ضمان استمرارية تدق عمليات الإنتاج، أما الشراء بالتلقاو على، فيكون هو الأسلوب الأنسب، عند وجود عدد محدود من الموردینء كشراء مشروع أحلام الأدوات والقطع التكميلية من السوق، في حين أن أسلوب المناقصة يكون عند السعي لإشراك أكبر عدد ممكن من الموردين و للاستفادة من فرص المنافسة بينهم، وتحقيق أفضل كفاءة ممكنة في العمليات الشرائية للمشروع، وبما يحقق مبدأي العدالة والشفافية في ذلك.