ادارة الوقت

يتذمر الكثير من الأشخاص والمديرين، من عدم قدرتهم على إدارة أوقاتهم في العمل؛ حيث لديهم أعمالا كثيرة ينبغي تأديتها كما يقولون، وفي الوقت نفسه ، ليس لديهم الوقت الكافي لإنجازها، فكيف ينجزون أعمالهم إذن؟ فقد يقول بعضهم أني اضطر إلى إنجاز بعض أعمالي في أوقاتي الخاصة؛ عبر الحضور مبكرا للعمل، أو التأخر بعد الدوام الرسمي، في حين يقول آخرون، إنهم يصحبون أعمالهم الرسمية إلى منازلهم لتأديتها؛ لذا وجب علينا التعرف إلى الوقت؛ أهميته، وأنواعه، وإدارته، ومضيعاته، وسبل تحسین استثماره.

أهمية ادارة الوقت:

لقد اقسم الله سبحانه وتعالى بالوقت لاهميته فقال (والعصر(1) ان الانسان لفي خسر(2)) (سورة العصر). وترجع اهمية الوقت الى كونه موردا من الموارد الاقتصادية الهامة وهو انفس ما يملكه الانسان اذ يعد رأس مال حقيقي للفرد فالوقت عبارة عن مقدار من الزمن قدر لامر ما.

معنى ادارة الوقت:

ادارة الوقت تعني عملية يمكن من خلالها الاستثمار الامثل للوقت المتاح لانجاز المهام وتحقيق الاهداف المرسومة.

لكي نحقق هدفنا بكفاية وفاعلية، علينا التفكير والتخطيط والإعداد للعمل قبل المباشرة به، وأن تنظيم وقت العمل، يسهم في التخلص من ظاهرة ضياعه، فالكثير من الأفراد يخافون من تنظيم أوقاتهم تحت ذرائع غير حقيقية؛ كقول بعضهم إنه يحد من حريته في اختيار ما يرغب فيه من أعمال؛ في الوقت الذي يشاء، وبالكيفية التي يريد.

اما بخصوص العلاقة بين مستوى المهارة في إدارة الوقت ومستوی الأداء في المشروع، فإننا نلاحظ أله كلما زاد استثمارنا لوقت العمل؛ من خلال حسن إدارته، زاد مستوی الأداء في عمل المشروع، واقتربنا من تحقيق أهدافنا المرسومة، فإدارة الوقت لا تعني بالضرورة القدرة على إنجاز العمل بوقت أسرع، بل القدرة على إنجاز العمل بشكله الصحيح؛ بدقة وإتقان وأقل كلفة ممكنة .

المشكلة الحقيقية في إدارة الوقت، ليست في عدم توافر الوقت، بل في عدم التمكن من التخطيط الفعال لاستثماره، فهو لا يمكن استرجاعه، ولا يعوض ولا نستطيع ادخاره .

قياس مهارة ادارة الوقت Measuring Time Management Skill 

يختلف الأفراد فيما يملكونه من مهارات؛ تبعا للفروق الفردية بينهم، كما يختلفون في درجة امتلاكهم المهارات الريادية، ومنها مهارة إدارة الوقت، ولقياس هذه المهارة يمكنك استخدام استبانة تحتوي على مجموعة من الأسئلة، ذات العلاقة بإدارة الوقت، وبعدها قم بجمع علاماتك على بنود الاستبانة، وستلاحظ أن علامتك تختلف عن علامة زميلك؛ فهي تعبر عن مستوى مهارة كل منا في إدارة الوقت؛ إذ تدرج من المستوى الضعيف إلى المستوى الممتاز.

ان التوزيع الصحيح للوقت كمورد اقتصادي في العمل، هي البداية الصحيحة لتنفيذ سليم ، 

– الأولوية، شيء أو نشاط ذو أهمية معينة، ينقذ قبل غيره، ويتطلب تخصيص وقت يتناسب وأهميته . .

– التأجيل للأعمال ينافس الأنشطة الأخرى في المشروع، على أولوية التنفيذ، فيسبب الضغط لبرامج العمل لليوم الذي يليه .

لذا فلتحسين إدارتنا الوقت، وجب علينا بعد تحديد أهدافنا وتدوينها بدقة، الانتباه إلى عملية وضع الأولويات ( Prioritics )، فكل منا لديه معاييره الخاصة بذلك، واليك قائمة ب:

ارشادات عامة في تخصيص الوقت

– لا تؤجل المهام

– فكر قبل التنفيذ

– نفذ ما تم التخطيط له

– كن مستعدا لقول لا

– رتب اولوياتك

– نفذ حسب اولوياتك

انواع الوقت Time Types

يقسم العديد من الكتاب والباحثين، الوقت كمورد اقتصادي مهم، إلى أنواع عدة من الناحية الإدارية،وهي:

الوقت الإنتاجي، الوقت التحضيري، الوقت العام ، الوقت الإبداعي

أن الوقت الذي يبذله المدير في التخطيط السنوي أو الاستراتيجي لمستقبل المشروع، يسمى الوقت الإبداعي، في حين أن الوقت الذي يصرف في التحضيرللعمل؛ من تجهيز للآلات والمعدات، أو في جمع البيانات يسمى الوقت التحضيري غير ان المدير قد يشارك في حضور بعض حفلات افتتاح المؤسسات، أو بعض الندوات أو الدورات التدريبية ذات الصلة بأعمال المشروع  ، فالوقت المبذول في هذه الأنشطة، يسمى الوقت غير المباشر أو الوقت العام، أما الوقت الذي يصرف في تنفيذ العمل نفسه من قبل الأفراد العاملين؛ أي تنفيذ ما خطط له في الوقتين التحضيري والإبداعي، فيسمى الوقت الإنتاجي.

مضيعات الوقت Time Wasters

الوقت لا يضيع من تلقاء نفسه، بل أنا وأنت السبب في ذلك، حيث تختلف مضيعات الوقت من شخص الآخر ومن عمل لآخر أيضاء حسب طبيعته، فمع الوقت، هو: نشاط غير ضروري يأخذ وقتا، أو يستخدم وقت بطريقة غير ملائمة؛ بمعنی أنه يعطي عائدا أقل من الوقت المبذول من أجله. 

أن زيادة عدد العاملين عن الحد المناسب في المشروع، يؤدي إلى ضياع الوقت؛ كون الإنسان يطيعه اجتماعية، يحب تبادل الزيارات وأطراف الحديث، فالعامل الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلا عن العمل فحسب، بل يؤدي إلى إعاقة الأفراد الآخرين عن أداء أعمالهم واستثمار أوقاتهم، وكذلك الحال في حالة نقص عدد العمال في المشروع، فإنه سيضيع الوقت في تنقلهم بين مهمة وأخرى، كما أن الاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية، وعلى حساب جوهر العمل، والنزعة التسلطية لدى مدير العمل، وكذلك المقاطعات في أثناء العمل، والزيارات المفاجئة والتردد في اتخاذ القرارات، والخوف من ارتكاب الأخطاء، كلها جميعا تعد من مضيعات الوقت .

مصفوفة ادارة الوقت Time Management Matrix 

يواجه مدير و مشروعات الأعمال اليوم، مشكلة الصراع والتنافس الشديدين على وقت عملهم؛ كمورد من الموارد المهمة للمشروع، فالعقبة الرئيسة لدى كثير من المديرين، تتمثل في تخصيصهم وقتا كبيرا للقيام بأعمال غير مهمة؛ لا تسهم إسهاما واضحا في تحقيق أهداف المشروع؛ بمعنى أن الخطوة الأولى في إدارة الوقت، تتمثل في معرفة كيفية توظيف الوقت.

أن الأنشطة المستعجلة والمهمة تستحوذ على الاهتمام، وتزداد رغبة الأفراد في إنجازها؛ لأنها تشكل ضغطأ نفسيا عليهم مع كل وقت ينقضي، وأن الأنشطة المهمة والمستعجلة لا يرغب جميع الأفراد بها، ويتمنون لو أنها لم تكن ومع ذلك يتحتم التعامل معها، ولكن الأنشطة المهمة وغير المستعجلة قد تتمثل في أنشطة الاجتماعات والتخطيط والتدريب؛ فهي مهمة لكونها تؤثر في مستقبل المشروع أو المنشأة، ولكنها غير مستعجلة ويمكن تأجيلها، وأن الأنشطة والتي من المحتمل أن تكون غير مهمة ولكنها مستعجلة، تستحوذ على الجزء الأكبر من وقت الأفراد؛ رغم إسهاماتها القليلة في تحقيق أهداف المشروع، مثل: الاتصالات الهاتفية، والزوار من فئة مضيعي الوقت. كما مزيد من الاهتمام، مع أنها تسهم إسهاما واضحا في تحقيق الأهداف.

يتبين أن الأنشطة والمهمات المستعجلة، ليست بالضرورة أنها مهمة؛ فكثيرا ما تأخذ صفة الاستعجال ولكنها حقيقة غير مهمة، فصفة الاستعجال آتية من ضغط الأزمة؛ ما تشكل سبية في اضطراب أولويات العمل. من جهة أخرى، ليس كل ما يعمله المدير مهما، فهو قد يقضي وقتا أطول في القيام بأنشطة روتينية غير مهمة، ويوليها